filing

Filling system

PENGERTIAN FILING SYSTEM

Kearsipan adalah semua kegiatan pengurusan arsip dari kegiatan penciptaan arsip, penyimpanan (filing) dan penemuan kembali (finding), penyelamatan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan) dan penyusutan arsip (pemindahan,pemusnahan,penyerahan

Filing system adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

1.       TUJUAN FILING SYSTEM

a.       MENGHEMAT WAKTU

Dengan menggunakan filing system yang tepat, penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah tanpa membuang waktu.

b.      MENGHEMAT BIAYA

Dalam kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding) arsip tidak terlalu banyak menimbulkan tenaga sehingga dapat menghemat biaya.

c.       MENGHEMAT TEMPAT

Dengan menggunakan filing system yang tepat penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang banyak, karena arsip yang disimpan hanyalah arsip – arsip yang bernilai guna saja.

2.       CIRI-CIRI FILING SISTEM YANG BAIK

v  Tidak memakan tempat : letaknya dibuat seefektif dan seefisien mungkin

v  Sederhana dan praktis : mudah dilaksanakan dan tidak berbelit-belit

v  Mudah dicapai : penyimpanan dapat mudah diambil dan digapai

v  Ekonomis : tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya,perlengkapan,tenaga,dan cara pengeluarannya

v  Cocok dan tepat guna :disesuaikan dengan tujuan dan kepentingan

v  Fleksibel : mudah dikembangkan bila ada perluasan kerja dan mudah dilaksanakan

v  Klasifikasi khusus

v  Aman : bebas dari kerusakan karena penyimpanan

3.       PERALATAN DAN PERLENGKAPAN PENYIMPANAN

Ø  Filing cabinet

Filing cabinet yaitu lemari untuk menyimpan arsip. Macam-macam filing cabinet:

v   lateral filing cabinet : yaitu lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip

v  Drawer type filing cabinet : yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar-masuk

Ø  Guide

Guide adalah sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tab-nya, yang berfungsi sebagai pembatas kelompok dan sekaligus sebagai petunjuk folder yang ada dibelakangnya.

v   Guide besar berukuran 36x25 cm. guide ini biasanya dipergunakan dalam penyimpanan surat-surat dalam folder folio

v   Guide kecil berukuran 16x11 cm. guide ini dipakai untuk menyimpan kartu yang berukuran 15x10 cm, seperti kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar.

Ø  Folder

Folder adalah map berupa lipatan karton atau plastik yang dipergunakan untuk menyimpan warkat, ditempatkan dibelakang guide. Ada empat macam folder, yaitu :

v   Brief order, yaitu map besar yang terbuat dari karton tebal didalamnya terdapat penjepit arsip.

v   Stofmap, yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik.

v   Snelhecker yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang didalamnya terdapat alat penjepit

v   Hangging map yaitu map tanpa jepitan yang digantung pada gawang filing cabinet.

Ø  Rak sortir

Rak sortir yaitu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing.

Ø  Kartu indeks

Kartu indeks, yaitu kartu yang berukuran 15x10 cm yang didalamnya memuat data tentang warkat yang akan disimpan, digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip

Ø  Laci kartu indeks

Laci kartu indeks, adalah laci tempat menyimpan kartu indeks sesuai dengan urutan abjad.

4.       MACAM-MACAM FILLING SYSTEM

a)      Sistem abjad

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan abjad, disusun mulai huruf A sampai dengan Z. Dalam penyusunannya, surat-surat disusun berdasarkan huruf pertama dari nama orang atau organisasi, instansi, lembaga, kantor, atau perusahaan yang sudah di indeks

b)      Sistem masalah

Sistem masalah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan pokok permasalahan dalam surat atau dokumen yang berkaitan.

c)       Sistem wilayah

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah/kota/negara atau alamat surat

d)      Sistem tanggal

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan urutan waktui/kronologis dari tanggal, bulan, dan tahun penerimaan/pencatatan surat/dokumen.

e)      Sistem nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan nomor, yang dibagi menjadi dua macam, yaitu :

v   Filing Sistem Nomor Dewey

v   Filing Sistem Nomor Terminal Digit

komunikasi dalam organisasi

KOMUNIKASI dalam ORGANISASI

manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerja sama tersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial/kebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.

Hubungan yang dilakukan oleh unsur pimpinan antara lain kelangsungan hidup berorganisasi untuk mencapai perkembangan ke arah yang lebih baik dengan menciptakan hubungan kerja sama dengan bawahannya. Hubungan yang dilakukan oleh bawahan sudah tentu mengandung maksud untuk mendapatkan simpati dari pimpinan yang merupakan motivasi untuk meningkatkan prestasi kerja ke arah yang lebih baik. Hal ini tergantung dari kebutuhan dan cara masing-masing individu, karena satu sama lain erat hubungannya dengan keahlian dan tugas-tugas yang harus dilaksanakan.

Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut.

Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi menurut Onong Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” hal. 50, komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori:

1. Komunikasi antar pribadi

Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.

2. Komunikasi kelompok

Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi.

3. Komunikasi massa

Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik.

tata kerja,prosedur kerja,dan sistem kerja

Tata kerja, Prosedur kerja, dan Sistem kerja<<
Dalam mengartikan tata kerja,prosedur dan sistem kerja akan kita pisahkan pengertian unntuk masing-masing supaya jelas dalam memahaminya.
• Tatakerja merupakan cara melaksankan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.
• Prosedur kerjamerupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana,kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat di selesaikan.
• Sistem kerja merupakan susunan antara tatakerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam melnyelesaikan suatu pekerjaan.
Metode sistem kerja merupakan kesatuan ide yang dapat diaplikasikan
dimana penggunaan konsep ”sistem kerja” dianggap sebagai titik untuk
memahami, menganalisa dan memperbaiki sistem dalam suatu organisasi,
baik IT termasuk di dalamnya ataupun tidak.
Dasar dari metode sistem kerja, antar lain :
1. Hubungan antara sistem kerja dan bidang sistem informasi
Konsep dari sistem kerja yaitu kasus umum yang mencakup sistem
informasi, projects, rantai nilai, rantai supply dan kasus spesial lainnya.
2. Warisan dari komponen dan properti dari sistem kerja
Kasus spesial dari sistem kerja, sistem informasi dan projects mungkin
mewariskan elemen sistem, properti dan generalisasi dari sistem kerja
secara umum.
3. Pemahaman tujuan dan kunci sukses dari sistem informasi
Sistem informasi yang ada mendukung satu atau lebih dari sistem kerja
yang mungkin tidak sama sekali, sebagian ataupun seluruhnya
menggunakan sistem informasi.
4. Pengaplikasian prinsip umum mengenai sistem kerja
Kesatuan dari prinsip umum yang berhubungan dengan sistem kerja
merupakkan dasar dari metode sistem analisa dimana bisnis dan pekerja
IT dapat menggunakan apapun yang berguna bagi mereka.
5. Model siklus hidup sistem kerja
Sistem informasi dan sistem kerja
Aktifitas-aktifitas dalam proses bisnis dibatasi menjadi enam tipe dari
aktifitas yang bersifat komputerisasi ataupun manual, antara lain :
1. Mendapatkan informasi
2. Menerima informasi
3. Mentransmisikan informasi
4. Memanipulasi informasi
5. Menyimpan informasi
6. Menampilkan informasi
Misalnya:
Mengenai sistem kearsipan perpustakaan:
1.Mengkalsifakasi buku berbahasa inggris dan berbahasa indonesia.
2.Pengkodean buku atau coding
3.Mengatur buku yang sudah diberi kode yang sudah disediakan
Jadi dengan adanya sistem kerja,tatkerja dan prosedur kerja menjadikan pelaksanaan fungsi menajemen dan kebijaksanaan pimpinan mejadi lebih terarah,terkoodinir dan terkontrol dengan baik.
ANALISA JABATAN
Merupakan suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan secara sistematis yaitu :
1. apa yang dilakukan pekerjapada jabatan tersebut.
2. apa wewenang dan tanggung jawabnya.
3. mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan.
4. bagaimana cara melakukannya.
5. alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya. besar upah dan lamanya jam bekerja.
6. pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan.
7. keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut.